Il chiarimento del Garante Privacy per hotel, B&B e strutture ricettive
Il Garante per la Protezione dei Dati Personali è intervenuto con una nota ufficiale dedicata al trattamento dei documenti d’identità degli ospiti di alberghi, B&B, affittacamere e altre strutture ricettive. L’intervento nasce anche a seguito dell’aumento di segnalazioni, reclami e violazioni di dati personali nel settore turistico-ricettivo, con particolare riferimento alla raccolta e conservazione di copie dei documenti degli ospiti.
Il punto chiarito dall’Autorità è molto preciso: le strutture ricettive devono identificare gli ospiti e trasmettere i dati alle autorità di pubblica sicurezza tramite il portale Alloggiati Web, ma questo obbligo non autorizza la conservazione sistematica di fotocopie, scansioni o immagini dei documenti d’identità.
Per hotel, B&B, case vacanze e affitti brevi si tratta quindi di un tema rilevante non solo dal punto di vista organizzativo, ma anche sotto il profilo della conformità al GDPR.
Cosa prevede la normativa per le strutture ricettive
La normativa di pubblica sicurezza impone ai gestori delle strutture ricettive di comunicare alle Questure territorialmente competenti le generalità delle persone alloggiate.
La comunicazione avviene attraverso il portale Alloggiati Web e riguarda i dati necessari all’identificazione dell’ospite, compresi gli estremi del documento di identità. Il Garante ricorda che il trattamento di questi dati trova la propria base giuridica nell’adempimento di un obbligo legale, come previsto dall’art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR.
Questo però non significa che la struttura possa creare archivi paralleli di documenti. La copia del documento, se acquisita solo per facilitare l’inserimento dei dati nel sistema, deve essere cancellata o distrutta una volta conclusa la trasmissione.
L’unico elemento che può essere conservato è la ricevuta dell’avvenuta comunicazione, generata dal portale Alloggiati Web, da mantenere per cinque anni per dimostrare il corretto adempimento in caso di controlli.
Le pratiche non conformi più diffuse
Il Garante richiama l’attenzione su alcune prassi ancora molto frequenti nel settore alberghiero e para-alberghiero.
Tra queste rientrano, ad esempio:
• fotografare il documento d’identità con smartphone;
• richiedere l’invio del documento tramite WhatsApp o altri sistemi di messaggistica;
• conservare scansioni o fotocopie dei documenti nei gestionali interni;
• archiviare le immagini dei documenti per periodi prolungati;
• permettere al personale di raccogliere documenti senza istruzioni operative precise.
Queste modalità espongono gli ospiti a rischi concreti, tra cui accessi non autorizzati, utilizzo improprio dei dati e furti d’identità. Per questo motivo, il Garante invita le strutture a limitare la circolazione delle copie dei documenti allo stretto necessario.
GDPR e principio di minimizzazione: perché è importante
La gestione documenti identità strutture ricettive GDPR deve rispettare uno dei principi fondamentali del Regolamento europeo: la minimizzazione dei dati.
In termini pratici, significa che una struttura deve raccogliere solo i dati realmente necessari per la finalità dichiarata. Nel caso dell’identificazione degli ospiti, la finalità è adempiere agli obblighi di pubblica sicurezza. Una volta trasmessi i dati tramite Alloggiati Web, la conservazione della copia del documento non è giustificata per quella finalità.
Conservare più dati del necessario aumenta il rischio in caso di data breach e rende più complessa la gestione della sicurezza informatica. Inoltre, in caso di violazione dei dati personali, la struttura può essere tenuta a notificare l’evento al Garante entro 72 ore e, nei casi più gravi, anche a comunicarlo agli interessati.
A chi si applicano queste indicazioni
Le indicazioni del Garante Privacy non riguardano solo gli hotel tradizionali, ma tutto il comparto ricettivo.
Sono coinvolti, in particolare:
• alberghi e hotel;
• Bed & Breakfast;
• affittacamere;
• agriturismi;
• residence;
• campeggi e villaggi turistici;
• case vacanze;
• appartamenti destinati ad affitti brevi;
• gestori di strutture di accoglienza non convenzionali.
In sintesi, chiunque gestisca un’attività di ospitalità soggetta all’obbligo di comunicazione degli alloggiati deve verificare che le proprie procedure siano coerenti con le indicazioni del Garante e con il GDPR.
La compliance privacy come tutela per la struttura e per l’ospite
Adeguarsi alle indicazioni del Garante non deve essere visto solo come un obbligo normativo. Una corretta gestione dei dati personali consente alla struttura di ridurre il rischio di sanzioni, prevenire violazioni, proteggere la reputazione aziendale e aumentare la fiducia degli ospiti.
Nel settore turistico, dove il trattamento dei dati avviene quotidianamente e spesso coinvolge informazioni sensibili o documenti identificativi, una gestione corretta della privacy diventa parte integrante della qualità del servizio.
La conformità al GDPR, quindi, non è solo un tema legale: è un elemento di affidabilità, sicurezza e professionalità.
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Emitel supporta aziende, professionisti e strutture ricettive nella valutazione dei processi di trattamento dei dati personali e nell’adeguamento alle disposizioni del GDPR.
Attraverso un approccio integrato tra consulenza, sicurezza informatica e gestione dei processi, aiutiamo le organizzazioni a individuare eventuali criticità, definire procedure operative corrette e adottare strumenti adeguati a proteggere i dati personali.
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